Hybrides Arbeiten lässt Büros stehen

Seit rund vier Jahren gehört die Diskussion über das Ende des Büros zum festen Repertoire von Immobilienkonferenzen. Eingetreten ist es nicht. Unternehmen halten an ihren Büroflächen fest, passen aber die Nutzung grundlegend an. Eine globale Befragung von Manova Partners unter 73 Büromieterinnen und Büromietern bestätigt, dass 70 Prozent der Unternehmen weiterhin auf hybride Arbeitsmodelle setzen, gleichzeitig aber 59 Prozent ihren Flächenbedarf als unverändert einschätzen. Auf den ersten Blick klingt das nach Stabilität. Für Facility-Management-Verantwortliche in der Schweiz ist es das nur bedingt.

Der Schweizer Büromarkt entwickelt sich zweigleisig. Zentrale Lagen in Zürich, Genf und Basel verzeichnen starke Nachfrage; im Kreis 1 und den angrenzenden Stadtkreisen Zürichs reduzierte sich das Flächenangebot um über 35 000 Quadratmeter. Gleichzeitig steigen die Leerstände in peripheren Lagen teils massiv: Im Kreis 11 wuchs der Büroleerstand im selben Zeitraum um mehr als 50 000 Quadratmeter. Die Angebotsquote in den fünf grössten Büromärkten lag Ende 2025 bei 5,2 Prozent; UBS erwartet bis Ende 2026 einen Anstieg auf 6,0 Prozent. Kein Krisensignal, aber ein deutlicher Hinweis auf eine Marktspaltung, die sich weiter vertieft.

Leere Etagen, volle Kosten
Wenn Flächen nicht ausgelastet sind, steigt der Druck auf die Bewirtschaftungskosten. Reinigung, Energie, Sicherheit und Wartung laufen auf einer Fläche weiter, die an mehreren Wochentagen nur zu einem Bruchteil genutzt wird. Das ist kein abstraktes Problem, sondern ein konkretes Führungsproblem: Die Einsatzplanung muss mit dem tatsächlichen Nutzungsrhythmus übereinstimmen, nicht mit einem theoretischen Vollbetrieb.

Hybride Bürogebäude folgen keinem gleichmässigen Wochenrhythmus mehr. Dienstag bis Donnerstag sind die Präsenztage; Konferenzräume, Gemeinschaftsflächen und Sanitäranlagen werden stark beansprucht. Montag und Freitag können dieselben Räume nahezu leer stehen. Wer Reinigungsintensität, Energiebetrieb und Begehungsintervalle nicht daran ausrichtet, verschwendet Ressourcen und liefert an Spitzentagen trotzdem keine optimale Qualität, weil das Team falsch positioniert ist.

Die Lösung liegt in besserer Steuerung. Buchungsdaten aus Workplace-Management-Systemen zeigen tagesgenaue Belegungsmuster und sollten in die operative Planung einfliessen. Viele Liegenschaften verfügen bereits über solche Systeme, die aber selten konsequent für die FM-Steuerung genutzt werden. Hier liegt ein Hebel, der keine grossen Investitionen erfordert, aber echte Effizienzgewinne bringt.

Fixkosten sprechen eine eigene Sprache
In der Zusammenarbeit mit Eigentümerinnen und Auftraggebern rückt die Frage nach dem Verhältnis von Fläche zu Kosten stärker in den Vordergrund. Eine Liegenschaft mit 20 Prozent Leerstand verursacht annähernd dieselben Fixkosten wie im Vollbetrieb: Haustechnik, Brandschutzüberwachung, Aussenhüllenunterhalt und Verkehrsflächen laufen unabhängig davon, ob einzelne Etagen belegt sind.

Wer aufzeigen kann, welche Kostenblöcke flächenunabhängig sind und welche sich bei veränderter Nutzung reduzieren lassen, positioniert sich als strategischer Partner statt als Dienstleister im Hintergrund. Das setzt voraus, dass Teamleitende die Grundlagen der Betriebskostenrechnung kennen und verständlich kommunizieren können, ohne in technische Details zu verfallen, die für Auftraggebende wenig relevant sind. Diese Kompetenz entscheidet darüber, wer am Tisch sitzt, wenn Nutzungsentscheide gefällt werden.

Verträge, die nicht mehr zur Realität passen
Viele FM-Verträge wurden zu einer Zeit abgeschlossen, als Vollbelegung die Regel war. Pauschale Flächenverträge geraten unter Druck, sobald Auftraggebende die Diskrepanz zwischen bezahlter Leistung und sichtbarem Bedarf erkennen. Die Gegenbewegung ist spürbar: Auftraggebende fragen nach nutzungsabhängigen oder leistungsbasierten Modellen, bei denen Reinigungsintensität, Energiemanagement und Serviceleistungen an die tatsächliche Belegung gekoppelt sind.

Für FM-Anbieter ist das zweischneidig. Transparenz stärkt das Vertrauen; gleichzeitig entsteht ein Margenproblem, das oft unterschätzt wird. Wenn ein Mieter zwei Etagen abgibt, sinkt das abgerechnete Volumen, aber Fixleistungen wie Haustechniküberwachung, Brandschutz und Aussenbereich laufen weiter. Der Aufwand reduziert sich nicht proportional zum Flächenverlust. Teamleitende, die diesen Zusammenhang in Vertragsgesprächen benennen, verhindern, dass ihr Bereich bei jeder Portfoliobereinigung automatisch als Sparpotenzial gilt.

Umnutzung kommt schneller als erwartet
Die Baupipeline für 2026 bis 2028 umfasst in Zürich knapp 71 000 Quadratmeter geplanter Bürofläche; in Toplagen entsteht mittelfristig Knappheit. In peripheren Lagen zwingt Leerstandsdruck Eigentümer zu alternativen Nutzungen: Wohnraum, Bildungseinrichtungen, Gesundheitsversorgung oder Serviceflächen für Rechenzentren sind je nach Lage und Bausubstanz reale Szenarien.

Für FM-Teams bedeutet Umnutzung eine intensive Übergangsphase, in der parallele Nutzungsanforderungen bestehen, Bauabläufe koordiniert werden müssen und laufende Mietverhältnisse weiterhin bedient werden. Die operative Koordination solcher Phasen wird regelmässig unterschätzt. Saubere Dokumentation der technischen Installationen, klare Übergabeprozesse mit der Planerschaft und ein frühzeitiger Einbezug des FM-Teams in Umbauentscheidungen sind selten selbstverständlich, in der Praxis aber entscheidend.

Flächenmanagement ist Führung
Auftraggebende verlangen Transparenz über die tatsächliche Flächennutzung, fundierte Entscheidungsgrundlagen und eine proaktive Haltung bei veränderten Rahmenbedingungen. Nutzungsdaten interpretieren, Kosten erklären, Massnahmen priorisieren, Empfehlungen formulieren: keine Spezialaufgaben für die Strategieebene, sondern Kernkompetenzen für Teamleitende, die ihre Liegenschaften wirklich führen wollen.

Der Schweizer Büromarkt wird in den nächsten Jahren kein einfacherer. Die Spaltung zwischen attraktiven Zentrumslagen und unter Druck geratenen Peripherien vertieft sich; KI-bedingte Jobveränderungen kommen als Unsicherheitsvariable hinzu. Facility-Management-Verantwortliche, die diese Entwicklungen in ihre operative Planung einbeziehen, werden für ihre Auftraggebenden zum verlässlichen Gesprächspartner in einem Markt, der selbst in Bewegung ist.